E-MAIL

e-mail

E-Mail (Electronic Mail) adalah sebuah fasilitas komunikasi dalam Internet yang berfungsi mengirim surat secara elektronik yang dapat menjangkau ke seluruh dunia. Dibandingkan dengan surat biasa, e-mail mempunyai keunggulan yang lebih aman serta tidak membedakan jarak dan waktu.

http://bramastaaditya.blogspot.com/2012/12/pengertian-e-mail.html

1.     Cara Membuat E-mail

1. Buka http://mail.google.com/  atau http://gmail.com , tampilannya seperti dibawah ini

Lalu Klik bagian Pojok kanan atas, Create an Account, untuk membuat akun gmail baru anda

2. Lalu akan muncul Seperti Gambar dibawah ini, Isikan apa yang perlu diisikan

Jika Teman teman kebingungan, bisa ikuti Gambar diatas, atau ikuti Petunjuk dibawah

- Name : Pada Bagian First Name, anda isikan dengan Nama Awal anda, Pada Bagian Last Name Diisikan dengan nama Akhir Anda

- Choose your Username : Silahkan tentukan alamat email anda nantinya jadi seperti apa @gmail.com

- Choose a Password : Silahkan isi dengan Password anda

- Confirm a Password : Ulangi Pasword yang anda isikan diatas

- Birthday : Silahkan anda isi sesuai dengan Bulan, Tanggal, Dan Tahun anda lahir

- Gender : Silahkan Pilih Jenis kelamin anda

- Mobile Phone : Isikan dengan nomor HP anda yang aktif, ini untuk pengaktifan akun atau Sebagai Recrovery Email anda Jika anda lupa password

- Your Current Email Addres : Isikan dengan email anda yang telah ada, bisa juga anda kosongkan, jika teman teman baru pertama kali membuat email

- Prove you’r not a bot : Isikan Kotak dibawah sesuai dengan Gambar yang tertera

- Selanjutnya beri centang pada I agree to the google Terms of Service and Privacy Policy

- Lalu Klik Next Page

3. Akan Muncul Seperti Gambar dibawah ini

Pada Step ini, teman teman bisa mengupload Foto untuk Gmail teman teman, dengan cara Add Profile Photo, atau bisa juga melewati, tinggal klik Next Step

4. Tinggal Step Terakhir, dan Akun email di Gmail anda akan jadi

Anda tinggal Klik Continue to Gmail

5. Akun Gmail anda telah jadi dan siap untuk digunakan

Anda telah masuk ke halaman gmail anda, dan email baru anda siap untuk digunakan..

Untuk Membuka email anda, bisa menuju ke http://gmail.com atau http://mail.google.com lalu isikan email dan password yang telah teman teman buat sebelumnya.

2.    Cara cek, mengirim, dan membalas

a.    Pada URL web browser ketik gmail (tekan ctrl+enter) [ ini trik cara cepat buka situs dengan extention .com]

b.    Masukkan account gmail anda (boleh hanya nama atau lengkapnama.anda@gmail.com) masukkan password nya
Tips : jika computer yang anda pakai adalah milik pribadi maka anda bisa member tanda cek list untuk menyimpan password anda secara otomatis,setiap kali kamu mebuka gmail, tidak perlu mengetikkan password.Tapi jika anda membuka email di tempat umum/warnet,jangan sekali-kali mencek tanda ini, karena orang lain bisa membuka email anda, karena browser menyimpan password anda

c.    Tekan tombol sign in.

Cara mengirim mail/surat

Setelah kamu masuk ke account gmail, kamu bisa mengirim mail surat

keteman/rekan kamu, caranya

1.     Pada halaman email klik Compose mail di sebelah kiri atas, Masukkan alamat email tujuan kamu, jika lebih dari satu maka dapat dipisahkan dengan tanda , (koma). Contoh : kawan1@gmail.com , teman2@yahoo.co.id, boss@hotmail.com .
Tips : kamu bisa sekaligus mengirimkan cc (copy carbon) ke alamat email yang lain atau bcc (black copy carbon) [ bcc : penerima email utama tidak mengetahui bahwa anda mengirim email ke alamat yang di bcc]

2.    Tulis subject judul mail anda, kemudian tulis pesan yang akan kamu sampaikan.

3.    Jika kamu akan melampirkan file lainnya (seperti file gambar,docukumen lain) klik attach a file, dibawah kotak judul atas.

4.    Setelah pesan dan lampiran selesai tekan tombol send. ( Tips : jika kamu belum selesai menulis, kamu bisa menyimpan dahulu sebelum terkirim : tekan save,maka mail kamu tersimpan di draft, dan bisa kamu edit kembali di lain waktu. jika kamu tidak jadi / salah menulis mail bisa kamu hapus , tekan discard)

5.    Tunggu berapa saat, jika keluar pemberitahuan mail anda telah terkirim, berarti anda telah berhasil mengirimkan email. Bisa anda cek di bagian send

Cara membalas dan meneruskan mail yang anda terima.

1.  Lihat mail yang anda terima di inbox, klik mail tsb untuk membukanya,setelah anda baca, jika anda akan membalas maka ketik balas.

2.  Jika anda hanya ingin meneruskan mail tersebut ke teman anda ketik forward dan masukkan alamat email tujuan. Tips : jika email yang kamu terima ada lampiran (attachment) dan kamu ingin memforward email tanpa lampiran, kamu bisa menghilangkan tanda (V) checklist pada file attachment.
sumber :
http://ngenet.web.id/cara-dan-tips-mengelola-gmail.html

 Istilah-istilah dalam E-mail

1. Address: alamat e-mail, tanda @ mutlak harus ada dalam e-mail

2. Inbox: kotak masuk e-mail yang dikirim kepada anda

3. Draft: tempat untuk memuat e-mail yang belum dikirim

4. Outbox: e-mail keluar, folder tempat penampungan sementara/sesaat email pada saat akan di kirim. Jika email telah terkirim maka folder ini akan kosong kembali.

5. Spam: email yang tak diinginkan oleh si penerima yang dikirim oleh orang yang tidak dikenal (biasanya berbau komersil, kadang juga politis).

6. Sampah: folder untuk menyimpan pesan yang telah dihapus untuk sementara, dan pesan tersebut dapat terhapus kapan saja.

7. CC : copy carbon, dapat melakukan pengiriman email yang sama ke banyak alamat. Fasilitas ini tidak menyembunyikan alamat email penerima lainnya sehingga semua penerima email dapat melihat semua penerima email yang lainnya.

8. BCC : blind copy carbon, dapat melakukan pengiriman email yang sama ke banyak alamat, dimana penerima tidak akan dapat melihat alamat penerima lainnya.

9. Attachment : lampiran, istilah untuk dapat melampirkan beberapa file bersama email yang di kirim. Selain pesan dalam email tersebut, juga dapat melampirkan beberapa file yang terbatas pada ukuran tertentu, sesuai dengan ketentuan dari penyedia jasa email tersebut.

10. Bounce (pentalan, mental): pesan yang dikembalikan kepada pengirim, baik karena alamat email penerima tidak benar atau karena sedang ada masalah konfigurasi di sisi penerima.

11. Bot: software tertentu yang bertindak mewakili orang.

12. Mailbot: software tertentu yang membalas email secara otomatis. 

13. Listbot: software tertentu yang mengendalikan distribution list atau mailing list. 

14. Listserver: sama dengan listbot. 

15. Subscribe: mendaftarkan email kita sebagai peserta mailing list atau newsgroup. 

16. Unsubscribe: memutuskan hubungan dengan sebuah mailing list atau newsgroup. 

17. Post: mengirim email ke mailing list atau newsgroup. 

18. Flame: pesan kasar atau tidak sopan. 

19. Bomb-mail yaitu pengiriman email dalam jumlah yang amat sangat besar/banyak secara sekaligus (biasanya menggunakan program khusus). Dalam dunia internet, perbuatan ini merupakan suatu kejahatan. 

20. Compose sama fungsinya dengan New Mail atau Send yaitu untuk mengirim sebuah mail baru. 

21. Mailbox : istilah untuk sebuah account email dengan kapasitas penampungan tertentu yang di baut pada sebuah mail server.

22. Mail Server : server yang melayani dan mengatur proses pengiriman dan penerimaan email.

23. Outlook : program mail client yang banyak digunakan saat ini. Ada 2 jenis Outlook yaitu Outlook Express (program standar bawaan Windows yang biasanya sudah ada ketika Anda menginstall Windows) dan Microsoft Outlook (program bawaan dari Microsoft Office).

24. Forward: melakukan penerusan sebuah email ke penerima lain.

25. Delivery Receipt: info yang diterima pengirim bahwa penerima email telah mendowload email yang dikirim dan telah disimpan di mail clientnya

26. Filters: Penyaring email yang masuk.

27. Header: Kepala email, berisi informasi penting mengenai server apa, jam berapa, darimana email itu, dll.

28. HTML Email: Email yang berisikan gambar dan teks

29. IMAP: Metode pengaturan email yang anda terima

30. Mail Transper Agent (MTA): Sistem yang bertugas meneruskan dan menghantarkan pesan email

31. Plain-text mail: Email yang hanya teks saja

32. POP3: Protokol yang digunakan untuk proses penerimaan email

33. Preview Pane: Halaman yang digunakan untuk membaca email tanpa harus membuka satu halaman baru

34. SMTP: Sebagai protocol yang mengatur pengiriman pesan email

35. Vacation messege: Untuk menginformasikan kepada pengirim email bahwa anda sedang tidak bisa membaca email

sumber : http://murahjuliana.blogspot.com/2012/03/istilah-dalam-e-mail.html

ETIKA MENULIS EMAIL

1. Gunakan salam pembuka

Contoh : Selamat Pagi/Dear/Yth.Bapak/Ibu

2. Pergunakan kalimat dengan jelas & singkat, jangan bertele-tele

Contoh : Mohon di baca kembali Kontrak Lead Time Pengiriman

dari Bogor s.d Soroako

3. Jangan menggunakan huruf BESAR di seluruh kalimat

Penggunaan huruf besar di seluruh kalimat menimbulkan persepsi, bahwa Anda sedang marah-marah

4. Jangan menggunakan tanda baca yang berlebihan

Contoh : Mohon bantu action segera!!!! jika ada permintaan request delivery

urgent dari kami ya pak,,, ? Penggunaan tanda baca berlebihan, menimbulkan persepsi yang negatif

5. Jangan menggunakan kalimat yang kurang lazim

Contoh : Jika pengiriman ini gatot, bisa jadi selanjutnya kt pake

expedisi eksternal ajah lho yo pak? Penggunaan kalimat / kata-kata yang kurang lazim, menunjukkan Anda kurang professional

6. Penggunaan warna huruf

Warna huruf sebaiknya berwarna gelap seperti : hitam dan biru tua

1.     Pemilihan jenis huruf

Jenis huruf yang lazim digunakan di dunia professional, seperti : arial, arial narrow, trebuchet, callibri, dll

8. Dahulukan nama customer sebelum kolega internal pada kolom To atau Cc

9. Jika meminta bantuan, pergunakan kata-kata Mohon bantuannya

10. Bacalah benar-benar e-mail yang Anda terima

Bacalah benar-benar e-mail yang Anda terima, karena seringkali menimbulkan beragam persepsi

11. Ucapkan Terima kasih di akhir kalimat

TIPS BERKIRIM EMAIL

1. Hindari Spam, Bombing

Spamming adalah pengiriman email secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Sedang

email bomb adalah pengiriman email dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox

penerima cepat penuh.

Termasuk spamming adalah mengirim email terlalu sering, kecuali diminta.

2. Jangan mem-forward E-mail tanpa di edit

Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini: > .
Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi. Kalau anda orang pertama yg memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus bertambah. Email jadi tidaK menyenangkan. Dalam memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering.

3. Ganti judul email bila perlu

Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking asyiknya balas-balasan, topiknya

jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain

tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.

4. Body replay jangan dikirim semua

Lama-lama email yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita membalas

email, seluruh email yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body

email yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.

5. Jangan tanggapi email TBC

Anda mungkin pernah menerima email yang menyuruh anda untuk meneruskannya ke sejumlah orang,

upaya bernasib baik. Kalau tidak diteruskan ke sekian orang, maka anda akan ketimpa sial. Email semacam

ini jangan ditanggapi. Ini namanya email TBC (takhayul, bid’ah dan khurafat). Teruskan saja ke tong sampah.

6. Jaga account orang lain

Kalau anda mereply atau berkirim email, jangan sertakan email-email yang tidak anda kenal atau anda kenal

dalam heading “To” nya. Kalau itu anda lakukan, sama saja anda memaksakan anak gadis anda berkenalan

dengan lelaki yang bukan muhrimnya. Akibatnya accaount email-email orang yang muncul di email orang

lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim email ke puluhan atau ratusan orang,

gunakan header BCC (blind carbon copy), supaya alamat-alamat email yg banyak itu tidak muncul di

halaman muka penerima email anda.

7. Hindari full caps lock / huruf besar semua

Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word, yang di

keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image, bahwa anda

sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan email pun jadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan

huruf besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN

8. Hindari kalimat singkat dalam

Misalkan teman anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia. Lalu

anda membalasnya dengan kalimat singkat, “oh ya?”atau “enak ya”, “benarkah” dan semacamnya. Kalau

belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply emailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma
bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja

9. Cek ulang sebelum di send

Setelah email rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu

tata bahasanya. Sebab sekali tombol “send kita klik, tidak bisa dicancel atau dibatalkan. Semuanya

langsung terkirim ke recipient dalam hitungan detik.

10. Bersabarlah menerima balasan

Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang mudah

Sumber:

http://farisbf.blogdetik.com/2011/12/19/etika-menulis-email/

MAILING LIST

Mailing List juga sering diistilahkan sebagai milis, yaitu sebuah alamat email yang digunakan oleh sekelompok pengguna internet untuk melakukan kegiatan tukar menukar informasi. Setiap pesan yang dikirimkan ke alamat sebuah milis, secara otomatis akan diteruskan ke alamat email seluruh anggotanya. Milis umumnya dimanfaatkan sebagai sarana diskusi atau pertukaran informasi diantara para anggotanya.

Pengelompokan alamat e-mail. Artinya, apabila suatu surat dikirimkan ke alamat ini, maka secara otomatis sistem akan mengirimkannya kepada alamat-alamat yang telah didaftarkan dalam database mesin tersebut, dengan adanya mailing list ini, apabila satu surat ingin dikirimkan ke beberapa orang, maka cukup dikirimkan ke mailing list. Metode pengiriman email juga dapat diset apakah setiap email yang dikirimkan oleh anggota dapat diterima atau cukup diterima sekaligus (digest).

Pengaturan diskusi melalui mailing list ini dapat diset dalam bentuk moderated atau unmoderated tergantung siapa saja yang boleh berkomentar dan ikut berdiskusi. Pengaturan diskusi dilakukan oleh seorang moderator.